Datenschutzerklärung

Stand: Mai 2026

Der Schutz personenbezogener Daten ist uns wichtig. Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten wir im Zusammenhang mit unserer Website, unseren digitalen Angeboten und unserer SaaS-Plattform FlowTools verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte betroffene Personen haben.

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an Besucher unserer Website, Interessenten, Kunden, Nutzer von FlowTools sowie an Personen, deren Daten durch unsere Kunden innerhalb von FlowTools verarbeitet werden.

Dabei ist wichtig zu unterscheiden:

Wenn Sie unsere Website besuchen, mit uns Kontakt aufnehmen oder selbst Kunde bzw. Nutzer von FlowTools sind, verarbeiten wir bestimmte personenbezogene Daten in eigener Verantwortung.

Wenn unsere Kunden FlowTools nutzen, um Daten ihrer eigenen Leads, Interessenten, Kunden oder Kontakte zu verwalten, handeln unsere Kunden in der Regel als datenschutzrechtlich Verantwortliche. Wir stellen in diesem Fall die technische Plattform bereit und verarbeiten diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach Weisung unserer Kunden.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

Andreas Furtner (FlowTools)
Kapfham 44

94136 Thyrnau
Deutschland
E-Mail: [email protected]

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Torsten Jerschabek
c/o Jerschabek GmbH
Hermann-von-Moreau-Str. 6
94036 Passau
Deutschland

Website: www.jerschabek-gmbh.de

2. Allgemeine Hinweise

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, IP-Adresse, Kommunikationsinhalte oder sonstige Informationen, die einer Person zugeordnet werden können.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn:

  • die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist,

  • eine Einwilligung erteilt wurde,

  • wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind,

  • wir ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung haben und keine überwiegenden Interessen der betroffenen Person entgegenstehen,

  • wir Daten im Auftrag unserer Kunden nach Art. 28 DSGVO verarbeiten.

3. Datenschutz auf unserer Website

3.1 Server-Logfiles

Sie können unsere Website grundsätzlich besuchen, ohne aktiv Angaben zu Ihrer Person zu machen.

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden jedoch automatisch technische Daten durch den verwendeten Internetbrowser an unseren Server bzw. an unseren Webhoster übermittelt und in sogenannten Server-Logfiles gespeichert.

Hierzu können insbesondere gehören:

  • aufgerufene Seite,

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,

  • IP-Adresse,

  • übertragene Datenmenge,

  • Browsertyp und Browserversion,

  • verwendetes Betriebssystem,

  • Referrer-URL,

  • anfragender Provider.

Die Verarbeitung erfolgt zur Gewährleistung eines störungsfreien Betriebs der Website, zur technischen Administration, zur Verbesserung unseres Angebots sowie zur Sicherstellung der Systemsicherheit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Betrieb unserer Website.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Sicherheitsinteressen entgegenstehen.

3.2 Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder über sonstige Kommunikationswege kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

  • Name,

  • E-Mail-Adresse,

  • Telefonnummer,

  • Unternehmen,

  • Inhalt Ihrer Nachricht,

  • Zeitpunkt der Kontaktaufnahme.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Wenn Ihre Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrags oder die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gerichtet ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Ihre Daten werden gelöscht, sobald Ihre Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3.3 Kundenkonto und Nutzung unserer Leistungen

Wenn Sie ein Kundenkonto anlegen oder unsere Leistungen nutzen, verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

  • Name,

  • E-Mail-Adresse,

  • Telefonnummer,

  • Unternehmen,

  • Rechnungsanschrift,

  • Vertragsdaten,

  • Zahlungsinformationen,

  • Login- und Nutzungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Einrichtung und Verwaltung des Kundenkontos, zur Bereitstellung unserer Leistungen, zur Vertragsdurchführung, zur Abrechnung sowie zur Kundenbetreuung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3.4 Newsletter und werbliche Kommunikation

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden oder uns eine entsprechende Einwilligung erteilen, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen Informationen, Angebote und Inhalte zu unseren Leistungen, Produkten und Themen zuzusenden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dies ist beispielsweise über den Abmeldelink im Newsletter oder durch eine Nachricht an uns möglich.

Sofern wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten haben, können wir diese zur Direktwerbung für eigene ähnliche Waren oder Dienstleistungen verwenden, soweit Sie dem nicht widersprochen haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der werblichen Ansprache bestehender Kunden.

Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen.

3.5 Cookies

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden.

Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen Cookies und nicht notwendigen Cookies.

Technisch notwendige Cookies sind erforderlich, um grundlegende Funktionen der Website bereitzustellen. Die Nutzung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Nicht notwendige Cookies, insbesondere für Analyse-, Marketing- oder Trackingzwecke, setzen wir nur ein, wenn Sie zuvor Ihre Einwilligung erteilt haben. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern.

3.6 Consent-Management

Wir können auf unserer Website ein Consent-Management-Tool einsetzen, um Einwilligungen für Cookies und vergleichbare Technologien einzuholen, zu verwalten und zu dokumentieren.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • anonymisierte oder gekürzte IP-Adresse,

  • Datum und Uhrzeit der Einwilligung,

  • Einwilligungsstatus,

  • verwendeter Browser,

  • URL, von der die Einwilligung abgegeben wurde,

  • zufällig generierte Nutzerkennung.

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

3.7 Google Analytics

Soweit wir Google Analytics einsetzen, verwenden wir diesen Dienst zur Analyse der Nutzung unserer Website und zur Verbesserung unseres Angebots.

Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse,

  • Datum und Uhrzeit des Seitenaufrufs,

  • Browser- und Geräteinformationen,

  • besuchte Seiten,

  • Referrer-URL,

  • Klickverhalten,

  • Standortdaten,

  • Nutzungsdauer.

Google kann diese Daten auch auf Servern außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Soweit eine Übermittlung in die USA erfolgt, stützt sich diese auf geeignete Garantien, insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse, Zertifizierungen nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln.

Google Analytics wird nur eingesetzt, wenn Sie zuvor Ihre Einwilligung erteilt haben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3.8 Meta Pixel

Soweit wir den Meta Pixel einsetzen, verwenden wir diesen Dienst zur Analyse und Optimierung unserer Werbemaßnahmen sowie zur Ausspielung interessenbezogener Werbung auf Plattformen von Meta.

Anbieter ist Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.

Beim Besuch unserer Website kann über den Meta Pixel eine Verbindung zu Servern von Meta hergestellt werden. Dabei kann Meta erfassen, dass Sie unsere Website besucht haben und welche Handlungen Sie auf unserer Website vorgenommen haben. Meta kann diese Informationen Ihrem Facebook- oder Instagram-Konto zuordnen, sofern Sie dort eingeloggt sind.

Wir erhalten keine Informationen, mit denen wir einzelne Nutzer persönlich identifizieren können.

Der Einsatz des Meta Pixels erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

3.9 Google Tag Manager

Wir können den Google Tag Manager einsetzen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Der Google Tag Manager dient der Verwaltung von Website-Tags. Der Google Tag Manager selbst erstellt nach unserem Verständnis keine Nutzerprofile und speichert keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken. Er kann jedoch andere Dienste auslösen, die ihrerseits personenbezogene Daten verarbeiten.

Soweit über den Google Tag Manager einwilligungspflichtige Dienste eingebunden werden, erfolgt deren Aktivierung erst nach Ihrer Einwilligung.

3.10 KI-gestützte Kommunikations- und Assistenzfunktionen

Soweit wir auf unserer Website oder innerhalb unserer Angebote KI-gestützte Kommunikations-, Chat- oder Assistenzfunktionen einsetzen, informieren wir Sie über den Einsatz solcher Systeme.

Bei der Nutzung solcher Funktionen können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • eingegebene Texte,

  • Kommunikationsinhalte,

  • technische Nutzungsdaten,

  • IP-Adresse,

  • Datum und Uhrzeit der Nutzung,

  • Browser- und Geräteinformationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der jeweiligen Funktion, zur Bearbeitung von Anfragen und zur Verbesserung unserer Kommunikationsprozesse.

Bitte geben Sie keine sensiblen personenbezogenen Daten, vertraulichen Informationen, Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten, Passwörter oder sonstigen besonders schutzwürdigen Informationen in KI-gestützte Systeme ein, sofern dies nicht ausdrücklich vorgesehen und rechtlich abgesichert ist.

Soweit externe Anbieter eingebunden werden, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Datenschutzvereinbarungen.

4. Datenschutz innerhalb der SaaS-Plattform FlowTools

4.1 Beschreibung von FlowTools

FlowTools ist eine cloudbasierte SaaS-Plattform zur digitalen Unterstützung von Kundenbeziehungsmanagement, Lead-Management, Marketingprozessen, Automatisierungen, Kommunikation, Terminbuchungen, Formularen, Funnel-Strukturen und weiteren geschäftlichen Abläufen.

Über FlowTools können Kunden insbesondere:

  • Leads und Kontakte verwalten,

  • Formulare und Landingpages nutzen,

  • E-Mail- und SMS-Kommunikation organisieren,

  • Workflows und Automatisierungen einrichten,

  • Termine und Kalenderfunktionen nutzen,

  • Vertriebs- und Marketingprozesse strukturieren,

  • Kampagnen auswerten,

  • Kundendaten und Kommunikationsverläufe speichern,

  • externe Tools und Integrationen anbinden.

Der konkrete Funktionsumfang hängt vom jeweiligen Vertrag, Tarif und den durch den Kunden aktivierten Funktionen ab.

4.2 Rollenverteilung bei der Verarbeitung von Lead- und Kundendaten

Soweit unsere Kunden personenbezogene Daten ihrer eigenen Leads, Interessenten, Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter oder sonstigen Kontakte in FlowTools eingeben, importieren, speichern, verwalten oder anderweitig verarbeiten, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO.

Wir verarbeiten diese Daten grundsätzlich als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 DSGVO.

Das bedeutet:

  • Der Kunde entscheidet über Zweck und Mittel der Verarbeitung seiner Lead-, Kontakt- und Kundendaten.

  • Der Kunde ist verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Datenerhebung und Datenverarbeitung.

  • Der Kunde ist verantwortlich dafür, dass für die Verarbeitung eine geeignete Rechtsgrundlage besteht.

  • Der Kunde ist verantwortlich für die Erfüllung von Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen.

  • Der Kunde ist verantwortlich für die Einholung, Dokumentation und Verwaltung erforderlicher Einwilligungen.

  • Der Kunde ist verantwortlich für die Beachtung von Widerrufen, Widersprüchen und Abmeldungen.

  • Wir verarbeiten die Daten grundsätzlich nur auf dokumentierte Weisung des Kunden und im Rahmen der vertraglich vereinbarten Leistungen.

Wir haben regelmäßig keinen Einfluss darauf, welche personenbezogenen Daten ein Kunde in FlowTools eingibt, importiert, erhebt oder verarbeitet. Wir prüfen diese Daten grundsätzlich nicht vorab auf Rechtmäßigkeit, Richtigkeit, Aktualität oder Zulässigkeit der Kontaktaufnahme.

4.3 Verantwortung unserer Kunden bei Lead-Daten

Unsere Kunden sind allein dafür verantwortlich, dass personenbezogene Daten, die sie über FlowTools verarbeiten, rechtmäßig erhoben und genutzt werden dürfen.

Dies betrifft insbesondere:

  • importierte Kontaktlisten,

  • Lead-Daten aus Formularen,

  • Kundendaten,

  • Interessentendaten,

  • Kommunikationsdaten,

  • Terminbuchungen,

  • Kampagnendaten,

  • Notizen,

  • Freitextfelder,

  • hochgeladene Dateien,

  • Automatisierungen,

  • E-Mail-, SMS-, Messenger- oder Telefonkampagnen.

Der Kunde muss insbesondere sicherstellen, dass eine geeignete Rechtsgrundlage für die Verarbeitung besteht. Dies kann beispielsweise eine Einwilligung, ein Vertrag, eine vorvertragliche Maßnahme, eine gesetzliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse sein.

Soweit der Kunde FlowTools für Werbung, Newsletter, Direktmarketing, SMS-Kommunikation, Telefonakquise oder Messenger-Kommunikation nutzt, ist der Kunde selbst dafür verantwortlich, dass die jeweiligen datenschutzrechtlichen und wettbewerbsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Wir kontrollieren nicht, ob eine Kontaktaufnahme gegenüber einzelnen Leads, Interessenten oder Kunden zulässig ist.

4.4 Unzulässige Nutzung

FlowTools darf nicht für rechtswidrige Zwecke genutzt werden.

Unsere Kunden dürfen insbesondere keine personenbezogenen Daten über FlowTools verarbeiten, wenn hierfür keine rechtliche Grundlage besteht.

Unzulässig ist insbesondere:

  • der Versand von Spam,

  • unzulässige Werbekommunikation,

  • belästigende Kontaktaufnahme,

  • rechtswidrige Telefon-, E-Mail-, SMS- oder Messenger-Werbung,

  • der Import rechtswidrig erworbener Kontaktlisten,

  • die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO ohne ausdrückliche rechtliche Grundlage,

  • die Verarbeitung von Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten gemäß Art. 10 DSGVO ohne ausdrückliche rechtliche Grundlage,

  • die ungeschützte Speicherung von Passwörtern, Zahlungsdaten, Ausweisdokumenten oder besonders vertraulichen Informationen in Freitextfeldern,

  • jede Nutzung, die gegen Datenschutzrecht, Wettbewerbsrecht, Telekommunikationsrecht oder sonstige anwendbare Gesetze verstößt.

Wir behalten uns vor, bei Anhaltspunkten für eine rechtswidrige oder missbräuchliche Nutzung Accounts einzuschränken, Inhalte zu sperren, Funktionen zu deaktivieren oder Vertragsverhältnisse nach Maßgabe der vertraglichen Regelungen zu beenden.

4.5 Auftragsverarbeitungsvertrag

Soweit wir personenbezogene Daten im Auftrag unserer Kunden verarbeiten, schließen wir mit unseren Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Dieser regelt insbesondere:

  • Gegenstand und Dauer der Verarbeitung,

  • Art und Zweck der Verarbeitung,

  • Art der personenbezogenen Daten,

  • Kategorien betroffener Personen,

  • Rechte und Pflichten des Kunden,

  • unsere Pflichten als Auftragsverarbeiter,

  • technische und organisatorische Maßnahmen,

  • Einsatz von Unterauftragsverarbeitern,

  • Unterstützung bei Betroffenenrechten,

  • Unterstützung bei Datenschutzverletzungen,

  • Löschung und Rückgabe von Daten nach Vertragsende,

  • Kontroll- und Nachweismöglichkeiten.

Der Kunde ist verpflichtet, vor der Verarbeitung personenbezogener Daten über FlowTools einen entsprechenden Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns abzuschließen, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

4.6 Kategorien personenbezogener Daten innerhalb von FlowTools

Je nach Nutzung durch den Kunden können innerhalb von FlowTools insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

Stammdaten und Kontaktdaten

  • Name,

  • E-Mail-Adresse,

  • Telefonnummer,

  • Anschrift,

  • Unternehmen,

  • Position,

  • Kunden- oder Lead-ID.

Kommunikationsdaten

  • E-Mail-Verläufe,

  • SMS-Kommunikation,

  • Messenger-Kommunikation,

  • Chatverläufe,

  • Gesprächsnotizen,

  • Supportanfragen,

  • Vertriebsinformationen.

Marketing- und Vertriebsdaten

  • Lead-Quelle,

  • Kampagnenzuordnung,

  • Funnel-Schritte,

  • Formularangaben,

  • Opt-in- und Opt-out-Status,

  • Terminbuchungen,

  • Interessen,

  • Pipeline- und Deal-Informationen.

Technische und systembezogene Daten

  • Login-Daten,

  • IP-Adressen,

  • Zeitstempel,

  • Geräte- und Browserinformationen,

  • Nutzerrollen,

  • Berechtigungen,

  • Protokoll- und Logdaten,

  • Aktivitäten innerhalb der Plattform.

Inhaltsdaten

  • Freitextangaben,

  • Notizen,

  • Aufgaben,

  • hochgeladene Dateien,

  • individuelle Felder,

  • Automatisierungsinhalte,

  • Kommunikationsvorlagen.

Der konkrete Umfang der Datenverarbeitung hängt davon ab, welche Funktionen der Kunde nutzt und welche Daten der Kunde in FlowTools eingibt, importiert oder über FlowTools erhebt.

4.7 Zwecke der Verarbeitung innerhalb von FlowTools

Wir verarbeiten personenbezogene Daten innerhalb von FlowTools zur Bereitstellung der vertraglich vereinbarten Plattformfunktionen.

Dazu gehören insbesondere:

  • Betrieb und Bereitstellung von FlowTools,

  • Nutzerverwaltung und Authentifizierung,

  • Verwaltung von Leads, Kontakten und Kundendaten,

  • Durchführung von Workflows und Automatisierungen,

  • Versand und Verwaltung von Kommunikation,

  • Termin- und Kalenderfunktionen,

  • Funnel-, Formular- und Landingpage-Funktionen,

  • Auswertung und Reporting,

  • Fehleranalyse,

  • IT-Sicherheit,

  • Support und Kundenbetreuung,

  • Abrechnung und Vertragsverwaltung.

Soweit wir als Auftragsverarbeiter handeln, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags und der Weisungen des jeweiligen Kunden.

Soweit wir personenbezogene Daten unserer eigenen Kunden, Nutzer oder Vertragspartner für eigene Zwecke verarbeiten, erfolgt dies insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4.8 Subunternehmer und technische Dienstleister

Zur Bereitstellung von FlowTools setzen wir technische Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter ein.

Hierzu können insbesondere Anbieter aus folgenden Bereichen gehören:

  • Hosting und Cloud-Infrastruktur,

  • CRM- und Plattformtechnologie,

  • E-Mail-Versand,

  • SMS- und Telekommunikationsdienste,

  • Zahlungsabwicklung,

  • Kalender- und Terminbuchung,

  • Analyse und Monitoring,

  • Support- und Ticketsysteme,

  • KI- und Automatisierungsfunktionen,

  • Sicherheits- und Protokollierungsdienste.

Soweit GoHighLevel, LeadConnector oder vergleichbare Plattformtechnologien eingesetzt werden, können diese als technische Dienstleister oder Unterauftragsverarbeiter in die Bereitstellung von FlowTools eingebunden sein.

Eine aktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter stellen wir unseren Kunden auf Anfrage oder unter einem gesonderten Link zur Verfügung.

Wir setzen Unterauftragsverarbeiter nur ein, soweit dies datenschutzrechtlich zulässig ist und geeignete vertragliche Vereinbarungen bestehen.

4.9 Internationale Datenübermittlungen

Im Rahmen der Bereitstellung von FlowTools kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.

Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn technische Anbieter, Plattformanbieter, Kommunikationsdienstleister oder Cloud-Dienstleister mit Sitz oder Infrastruktur in Drittstaaten eingesetzt werden.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu können insbesondere gehören:

  • ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission,

  • eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework,

  • Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO,

  • zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen,

  • sonstige geeignete Garantien nach der DSGVO.

4.10 Technische und organisatorische Maßnahmen

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Zerstörung, Veränderung, unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugriff zu schützen.

Dazu können insbesondere gehören:

  • Zugriffsbeschränkungen,

  • rollenbasierte Berechtigungskonzepte,

  • Verschlüsselung bei der Übertragung,

  • Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge,

  • Backup- und Wiederherstellungsmaßnahmen,

  • sichere Passwortrichtlinien,

  • Zwei-Faktor-Authentifizierung, soweit verfügbar,

  • organisatorische Zugriffskontrollen,

  • Schulung und Sensibilisierung berechtigter Personen,

  • Einsatz geprüfter Dienstleister,

  • regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen.

Die konkrete Ausgestaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist im Auftragsverarbeitungsvertrag bzw. in dessen Anlagen geregelt.

4.11 Supportzugriffe

Im Rahmen des Kundensupports kann es erforderlich sein, dass berechtigte Personen Zugriff auf Kundendaten erhalten, um Anfragen zu bearbeiten, Fehler zu analysieren oder technische Probleme zu lösen.

Solche Zugriffe erfolgen nur, soweit sie für den jeweiligen Supportzweck erforderlich sind.

Kunden sind dafür verantwortlich, uns im Rahmen von Supportanfragen keine unnötigen personenbezogenen, vertraulichen oder besonders sensiblen Daten zu übermitteln.

4.12 Löschung, Rückgabe und Export von Daten

Kunden können je nach Funktionsumfang Daten innerhalb von FlowTools selbst löschen, exportieren oder bearbeiten.

Nach Vertragsende löschen oder geben wir personenbezogene Daten nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags und der vertraglichen Vereinbarungen zurück, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sicherungs- und Protokolldaten können aus technischen Gründen für einen begrenzten Zeitraum weiter gespeichert werden, bevor sie automatisch gelöscht oder überschrieben werden.

5. Zahlungsabwicklung und Abrechnung

Wenn Sie FlowTools oder andere Leistungen kostenpflichtig nutzen, verarbeiten wir die für Vertragsabschluss, Abrechnung und Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten.

Hierzu können insbesondere gehören:

  • Name,

  • Unternehmen,

  • Rechnungsadresse,

  • E-Mail-Adresse,

  • Vertragsdaten,

  • Zahlungsdaten,

  • Steuerdaten,

  • Buchhaltungsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Eine Weitergabe kann an Zahlungsdienstleister, Steuerberater, Buchhaltungsdienstleister, Banken oder sonstige für die Zahlungsabwicklung erforderliche Stellen erfolgen.

6. Kundenkommunikation und Support

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Kunden und Nutzer, um Supportanfragen zu bearbeiten, Informationen zur Nutzung von FlowTools bereitzustellen und vertragsrelevante Mitteilungen zu versenden.

Hierzu können insbesondere gehören:

  • Name,

  • E-Mail-Adresse,

  • Telefonnummer,

  • Unternehmen,

  • Accountinformationen,

  • Inhalt der Anfrage,

  • technische Informationen,

  • Kommunikationsverlauf.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Kommunikation der Vertragsdurchführung dient.

Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Betreuung unserer Kunden und der Sicherstellung eines funktionsfähigen Plattformbetriebs.

7. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können an folgende Kategorien von Empfängern übermittelt werden:

  • Hosting- und Cloud-Anbieter,

  • Plattform- und Softwareanbieter,

  • Kommunikationsdienstleister,

  • Zahlungsdienstleister,

  • Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister,

  • Support- und Ticketsystemanbieter,

  • Analyse- und Monitoringdienste,

  • Rechtsberater,

  • Behörden, soweit gesetzlich erforderlich,

  • Unterauftragsverarbeiter gemäß Auftragsverarbeitungsvertrag.

Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies für die genannten Zwecke erforderlich ist, eine Rechtsgrundlage besteht oder eine gesetzliche Verpflichtung vorliegt.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, insbesondere handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, speichern wir die entsprechenden Daten für die Dauer dieser gesetzlichen Fristen.

Daten, die wir als Auftragsverarbeiter für unsere Kunden verarbeiten, werden nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags und der Weisungen des Kunden gelöscht oder zurückgegeben.

9. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,

  • Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,

  • Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,

  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,

  • Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,

  • Recht auf Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,

  • Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO,

  • Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DSGVO.

Wenn wir personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter für einen Kunden verarbeiten, ist der jeweilige Kunde primärer Ansprechpartner für die Ausübung von Betroffenenrechten. Wir unterstützen den Kunden nach Maßgabe des Auftragsverarbeitungsvertrags.

10. Widerruf von Einwilligungen

Wenn eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.

11. Widerspruchsrecht

Sofern wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung, besteht ein jederzeitiges Widerspruchsrecht ohne Angabe besonderer Gründe.

Nach erfolgtem Widerspruch beenden wir die Verarbeitung der betroffenen Daten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Eine Beschwerde kann insbesondere bei der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde eingereicht werden:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach
Deutschland

Telefon: +49 981 1800930
Fax: +49 981 180093800
E-Mail: [email protected]

13. Aktualität und Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, technische Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder unsere Geschäftsprozesse ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.